Thuiswerken en vergoedingen

Thuiswerken en vergoedingen, hoe zit dat?

Thuiswerken, of vanuit huis werken, is een blijvertje voor de functies waarin dat mogelijk is. Welke thuiswerkvergoedingen en
-regelingen zijn er allemaal?

Thuiswerken kost de werknemer geld, denk bijvoorbeeld aan kosten voor:

• Verwarming
• Internet
• Water & elektriciteit
• Toiletpapier
• Koffie & thee

Al die extra kosten kunnen behoorlijk oplopen. Zeker gezien de energieprijzen en inflatie van de laatste tijd. Om die reden betalen werkgever vaak een thuiswerkvergoeding te betalen.

Is vergoeding verplicht?

De thuiswerkvergoeding is NIET verplicht, maar wel HEEL GEBRUIKELIJK. Overigens zijn er cao’s of arbeidsvoorwaardenregelingen waarin de thuiswerkvergoeding opgenomen is. Dan moet je dat als werkgever volgen.

Belastingvrije vergoeding

De thuiswerkvergoeding is gewoon een kostenpost voor de werkgever, maar deze is wel belastingvrij. Een werkgever mag per 1 januari 2024 maximaal € 2,35 per dag mag belastingvrij betalen als thuiswerkvergoeding. Dat is een stijging van € 0,20 t.o.v. de thuiswerkvergoeding in 2023.

Je mag de thuiswerkvergoeding overigens ook (volledig) betalen als een medewerker slechts een dagdeel thuiswerkt.

De werkgever hoeft dus geen loonheffing te betalen over de thuiswerkvergoeding tot 2,35 per dag. Als de werkgever een hogere thuiswerkvergoeding wil betalen dan 2,35 per dag, dan mag dat, maar dan is het deel boven 2,35 wél belast en betaalt de werkgever daarover wél loonheffing.

Is een vaste thuiswerkvergoeding toegestaan?

Je kunt als werkgever de medewerker een declaratie laten indienen voor het aantal dagn dat hij of zij heeft thuis gewerkt. Een vaste vergoeding voor thuiswerken is voor veel werkgevers (en werknemers) overigens de makkelijkste optie en dat is ook toegestaan.

Je kunt met je werknemers afspreken hoeveel dagen ze per week thuiswerken en hoeveel dagen ze op kantoor zijn. Op basis daarvan geef je als werkgever een vaste vergoeding, die opgedeeld is in een reiskostengedeelte (voor de dagen waarop de medewerker naar en van kantoor reist) en een thuiswerkgedeelte.

Mocht het zo zijn dat een werknemer incidenteel een paar dagen extra thuiswerkt, dan hoef je de vergoeding niet ineens aan te passen. Dat kun je beter pas doen als er structureel iets verandert.

Hoe zit het dan met de reiskostenvergoeding?

De werkgever mag in 2024 onbelast € 0,23 per kilometer vergoeden als de werknemer naar een werklocatie reist. Bij thuiswerken reist de werknemer dus niet meer elke werkdag naar kantoor.

Dan kun je als werkgever de reiskostenregeling combineren met de thuiswerkvergoeding. LET OP: je mag niet op één dag zowel een thuiswerkvergoeding als een reiskostenvergoeding betalen. Het is of het een, óf het ander.

Voorbeeld combinatie thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding

Stel: je medewerker werkt twee dagen per week vanuit huis en de overige drie dagen op kantoor.

De afstand naar de werklocatie bedraagt 25 kilometer enkele reis, dus 50 kilometerretour. De reiskostenvergoeding is dus € 11,50 per dag (€ 0,23 per kilometer).

Met deze gegevens kun je de vergoeding per maand berekenen. Om de berekening te kunnen maken moet je uitgaan van de 214-dagen regeling (214 werkdagen per jaar (het aantal werkdagen minus vakantie, gemiddeld ziekteverzuim en feestdagen)).

De berekening voor de totale vergoeding in 2024 ziet er als volgt uit:

Thuiswerkvergoeding per jaar: 3/5^e  ⅖ van 214 dagen (= 128 dagen) x € 2,35 = € 300,80

Reiskostenvergoeding per jaar: 2/5^e  van 214 dagen (= 84 dagen) x € 11,50 = € 966,-

Gecombineerd krijgt je medewerker per maand: (€ 300,80 + € 966) / 12 = € 105,57

Hoe zit het met de thuiswerkplekvergoeding?

Naast een vaste vergoeding voor het thuiswerken, mag je ook een thuiswerkplekvergoeding geven. Een thuiswerkplekvergoeding is een (eenmalige) vergoeding om de werkplek vanuit huis in te richten. Als werkgever ben je verplicht om er voor te zorgen dat de werknemer ook thuis een veilige werkplek heeft. Spullen die daarvoor nodig zijn, kun je onbelast aanschaffen/ vergoeden vanuit de WKR.

Via de werkkostenregeling (WKR) kun je heel wat spullen die je medewerkers nodig hebben om veilig thuis te kunnen werken, onbelast vergoeden. De kosten voor de thuiswerkplek kun je vergoeden via de gerichte vrijstellingen. Denk daarbij aan zaken als:

• Laptop
• Telefoon
• Monitor
• Bureaustoel
• Consumpties

Via de WKR heb je vrije ruimte om onbelaste vergoedingen te geven. Bij een loonsom tot € 400.000 is deze vrije ruimte in 2024 1,92% en daarboven 1,18%.

Je kunt natuurlijk niet bij iedereen thuis op bezoek gaan om te controleren of je medewerker ergonomisch en veilig werkt. Maar je kunt een veilige manier van werken wel stimuleren door bijvoorbeeld een thuiswerk-checklist op te stellen.

Als u vragen heeft over thuiswerken, thuiswerkvergoedingen, thuiswerkbeleid of afspraken over thuiswerken, neem dan contact met ons op: info@peoplez.nl of bel 030 208 1111