Bewaartermijnen persoonsgegevens AVG

Wat zijn de bewaartermijnen persoonsgegevens AVG nu precies?

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is sinds 2018 van kracht. Het uitgangspunt blijft dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan strikt noodzakelijk voor het doel van de verwerking. Een werkgever kan gegevens dus langer bewaren als daar een goede reden voor is.

Bewaartermijnen belastingdienst

De fiscale bewaarplicht zegt dat ondernemingen verplicht zijn om de administratie 7 jaar te bewaren. Daarbij moet je denken aan:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• de loonadministratie.

Sommige gegevens uit het personeelsdossier van medewerkers geldt ook deze fiscale bewaarplicht. Dit geldt bijvoorbeeld voor de loonbelastingverklaring, een kopie van het identiteitsbewijs en -sinds 1 januari 2020 (ingangsdatum WAB)- ook de ondertekende arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, mits je als werkgever de lagere ww-premie wil hanteren. Als medewerkers uit dienst zijn, moet je deze gegevens nog 5 jaar bewaren.

Voor gegevens uit het personeelsdossier die niet onder de fiscale bewaarplicht vallen, bestaat geen wettelijke bewaartermijn. We adviseren je wel om die gegevens nog een periode te bewaren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een ontslagbrief, gespreksverslagen, beoordelingen, officiële waarschuwingen of de ziekmeldingen. Voor deze gegevens geldt een maximale bewaartermijn van 2 jaar nadat de werknemer uit dienst is.

Gegevens sollicitanten

Voor de gegevens van sollicitanten die je niet hebt aangenomen geldt geen redelijke grond om deze te bewaren of te verwerken. Deze gegevens móet je dus verwijderen of vernietigen en wel binnen 4 weken na afloop van de procedure. Je mag wel toestemming vragen aan de sollicitant om de gegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld omdat er op korte termijn wellicht een passende functie vrijkomt ). Let op: dit mag dus niet zonder toestemming van de sollicitant. Een bewaartermijn van maximaal 1 jaar na de sollicitatieprocedure wordt als hiervoor beschouwd.

Andere zaken die van belang zijn als het gaat om de bewaartermijn AVG

• Een concurrentiebeding moet je bewaren zolang het beding van toepassing is;
• Informatie over de opleidingen die tijdens het dienstverband zijn gevolgd, moet je – indien de medewerker de opleidingskosten moet vergoeden na de beëindiging van het dienstverband –  ook bewaren gedurende de periode van terugbetaling;
• De aanvraag voor een opleiding door de medewerker bewaar je tot de afronding of afbreking van de opleiding;
• Afspraken over de loopbaan gelden tot realisatie;
• Ziektekosten bewaar je voor de duur van de verzuimverzekering tot aan het vertrek van de medewerker of stopzetting van de verzekering;
• Loonbeslag moet je bewaren tot de opheffing van het loonbeslag;
• Brieven op het gebied van jubilea bewaar je tot de beëindiging van het dienstverband
• Bij een arbeidsconflict worden gegevens langer bewaard. Deze gegevens zul je immers nog nodig hebben;
• Geeft een oud-medewerker expliciete toestemming, dan mogen gegevens ook langer bewaard worden;
• Bij een overname, fusie of faillissement kunnen personeelsdossiers overgedragen worden, mits dit ordentelijk is gecommuniceerd aan de medewerkers. Je mag alleen de relevante gegevens overdragen en moet de medewerker recht op inzage geven.

Heeft u vragen over bewaartermijnen i.v.m. de AVG of andere vragen? Bel ons op

030 – 208 1111 

of mail ons op info@peoplez.nl