Een goed beoordelingssysteem, hoe ziet dat er uit?

Goed functionerende medewerkers zijn een kritische succesfactor. Hoe beter uw medewerkers presteren, hoe beter uw organisatie presteert. Om te kunnen beoordelen hoe uw medewerkers functioneren, is een beoordelingssysteem het meest logische  HR instrument. Er zijn organisaties die vooral beoordelingsgesprekken houden met medewerkers die niet goed functioneren, maar beoordelen is altíjd belangrijk, ook bij goed functionerende medewerkers. Wij geven u graag tips in deze HR interim blog.

Beoordelingscyclus

Als u het goed wilt doen houdt u beoordelingsgesprekken binnen een gesprekkencyclus. Dit noemen we ook wel beoordelingscyclus. Zo’n cyclus duurt meestal een jaar en in die periode houdt u een doelstellingengesprek, functioneringsgesprek (en/of voortgangsgesprek) en beoordelingsgesprek.

In plaats van een doelstellingengesprek wordt er ook vaak voor een POP-gesprek gekozen. Een POP staat voor Persoonlijk Ontwikkelings Plan. In beide gevallen worden doelstellingen en ontwikkelbehoeften van de medewerker vastgesteld. Deze worden vervolgens vastgelegd in een plan van aanpak.

Verschil beoordeling en functioneren

Vaak worden beoordelingsgesprekken en functionerings/voorgangsgesprekken met elkaar verward en ook verkeerd gebruikt. Een functionerings/ voortgangsgesprek gaat over het functioneren, is bedoeld om waar nodig afspraken bij te stellen en is een twee richtingsgesprek. Bij een beoordeling beoordeelt de leidinggevende de medewerker.

Valkuilen Beoordelingen

Een beoordelingssysteem werkt alleen als deze structureel gevolgd wordt. Er mag geen stap overgeslagen worden. Dat is essentieel. Verder moet je er consequent in zijn: deze cyclus geldt voor iedereen. Er zijn meer aandachtspunten voor beoordelaars:

• Focus niet alleen op de negatieve zaken en benoem ook de positieve dingen;
• Zoek niet te veel naar gemiddeldes, dit is het moment om duidelijke keuzes te maken;
• Beoordeel elke punt afzonderlijk. Soms heeft men de neiging om over alles negatief te zijn, omdat er één punt is waar men zich aan ergert. Andersom komt ook voor;
• Vergelijk de medewerker niet met uzelf, u bent immers de manager;
• Beoordeel de hele periode en laat recente gebeurtenissen niet de overhand nemen;
• Maak duidelijke en meetbare afspraken (SMART) en leg ze duidelijk vast;
• Kom altijd uw kant van de afspraken na binnen de termijn die afgesproken is;
• Leg vast en archiveer alles !

Niemand is hetzelfde, maar wel gelijk

Het is van belang dat u consequent bent in de beoordelingscyclus én dat deze voor iedereen geldt. Echter, iedereen is anders en verschillende functies dient u verschillend te beoordelen, met andere criteria en dus andere beoordelingsformulieren. Een beoordeling op maat is essentieel.

Uitbesteden beoordelingscyclus

Een externe partij kan de beoordelingen niet voor u doen, aangezien de leidinggevende dagelijks met de medewerker werkt en de externe niet. Een medewerker moet altijd door de direct leidinggevende beoordeeld worden.

U kunt een externe, gespecialiseerde partij echter wél de beoordelingssystematiek voor u laten maken en u begeleiden  tijdens de beoordelingscyclus. Dat is in de meeste gevallen wel verstandig.

HR interim oplossingen

Kunt u onze HR interim diensten en producten wel gebruiken? Belt u dan 030 – 208 11 11, wij helpen u graag! Peoplez is een HR bureau gespecialiseerd in HR outsourcing. Wij bieden HR services en advies aan het MKB. We ontzorgen en ondersteunen op het gebied van HR.